“Tempo médio para arquivos de ordem tributária é de 5 anos; fisco pode retroagir e aplicar multas ou até mesmo cobrar os tributos novamente”.

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 A guarda de documentos fiscais é crucial para o controle de dados internos e compliance. Este segundo ponto é fundamental pelo fato de o fisco brasileiro poder agir de forma retroativa, caso identifique alguma inconsistência. Por isso, é importante que as organizações mantenham os dados de documentos fiscais por pelo menos cinco anos.

 Há outra questão que aumentou a importância de uma guarda de documentos fiscais: a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Legislações semelhantes existem em mais de 120 países, e a mais conhecida é a da União Europeia, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR, na sigla oficial). No caso da LGPD, é preciso que os arquivos XML sejam mantidos também por 5 anos.

 Nesse sentido, o processo de transformação digital vivido por muitas empresas – e acelerado em meio à pandemia – somado ao uso de sistemas de gestão de documentos fiscais dá mais tranquilidade às organizações. Com a guarda física, muitas informações eram perdidas devido aos ambientes nos quais eram armazenadas.

 Essa regra vale para os arquivos tributários, como, por exemplo: Imposto de Renda (IR), Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), Programa de Integração Social (PIS), Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins), Simples Nacional, Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos, Livros fiscais e contábeis, Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf.

 No caso dos trabalhistas e previdenciários, a Fecomércio orienta alguns prazos específicos: 30 anos: FGTS, GFIP e GRFC. 10 anos: Folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários. 5 anos: Contribuição previdenciária, Contribuição sindical, recibos (pagamentos, 13º salário, férias, abonos), Caged e Rais.

Cuidados para gerir documentos fiscais

- Estabeleça um fluxo de processos e salve em pastas específicas com a nomenclatura adequada para que possa ser encontrado;

- Digitalize os documentos e evite o armazenamento físico;

- Backups de segurança periódicos.

Vantagens da gestão de documentos

- Facilidade para encontrar informações;

- Backup automático;

- Visibilidade completa dos processos e documentos;

A tecnologia é uma aliada fundamental para a gestão dos documentos fiscais. Invista em um software que possa simplificar essa sua tarefa com tranquilidade, incluindo a sua guarda.

Fonte: NDD Tech